Как вести протокол совещания: правила и пример

Протокол ведёт секретарь совещания. Это не обязательно секретарь по должности: часто протокол поручают менеджеру проекта или одному из участников. Главное – назначить его до начала, а не искать добровольца в конце.

Секретарь не участвует в споре наравне со всеми: его задача – фиксировать, кто что предложил и что решили. Если секретарь сам активно спорит, протокол получается неполным, поэтому на важных совещаниях эти роли лучше разделять.

Председатель ведёт совещание по повестке и в конце каждого вопроса проговаривает решение вслух. Это сильно упрощает работу секретаря.

• Повестка. Нумерованный список вопросов, разосланный участникам заранее. В протоколе вопросы идут под теми же номерами.
• Шаблон протокола. Заполните шапку заранее: организация, дата, место, номер, председатель и секретарь. Можно взять готовый образец протокола совещания.
• Список участников. Отметьте, кого ждёте; на месте останется проставить, кто пришёл.
• Запись. Если совещание записывается, предупредите участников в приглашении и в начале встречи.

Секретарь пишет не стенограмму, а суть. По каждому вопросу повестки достаточно трёх блоков:

• Слушали – кто докладывал и главное из доклада, одним-двумя предложениями.
• Выступили – кто высказался и с каким предложением.
• Решили – что именно сделать, кто отвечает, к какому сроку.

Если решение звучит размыто («надо подумать»), секретарь вправе переспросить: «Что записываем, кто отвечает и до какого числа?» Это самый полезный вопрос на любом совещании.

1. Оформите протокол в тот же день, пока все помнят детали.
2. Согласуйте спорные формулировки с председателем.
3. Подпишите: обычно подписывают председатель и секретарь.
4. Разошлите участникам и тем, кому поручены задачи. Для короткой рассылки подойдёт письмо с итогами встречи.
5. Вернитесь к поручениям к сроку: протокол без контроля исполнения быстро превращается в архив.

Для рабочих совещаний строгой формы нет, но удобно опираться на реквизиты из ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов:

Для планёрок и небольших рабочих встреч достаточно короткой формы: протокол планёрки или протокол рабочей встречи.

• Пересказ вместо решений. Абзацы про обсуждение есть, а кто что делает – непонятно.
• Поручение без срока или без ответственного. Такое поручение не выполнят.
• Протокол через неделю. К этому времени участники помнят встречу по-разному.
• Решения, которых не было. Секретарь дописывает то, что «и так понятно». Спорное лучше вынести в открытые вопросы.
• Нет связи с повесткой. Решения не привязаны к номерам вопросов, и их трудно найти.

Протокол рабочего совещания – внутренний документ, порядок его оформления определяет сама организация. Но есть совещания, протоколы которых оформляются по требованиям закона: например, общие собрания участников ООО или акционеров, заседания советов директоров. Для них этот порядок не подходит – готовьте такие протоколы с юристом.

Эта статья – о рабочих совещаниях и не является юридической консультацией.

Если совещание идёт онлайн или записывается на диктофон, секретарю не обязательно писать по ходу встречи. Speechka расшифрует запись по спикерам и соберёт отчёт: решения, поручения, ответственные и сроки, если их назвали. Секретарю останется проверить отчёт по расшифровке и оформить шапку.

Бот Speechka может сам прийти на встречу в Телемосте, SaluteJazz, Контур.Толке или Zoom, а запись из любого другого сервиса загружается файлом.